La gestion de projet est une méthode de travail qui à la différence de l’approche par processus où on va chercher à capitaliser et faire de l’exploitation (lisez notre article à ce sujet sur l’importance de définir votre cartographie des processus) permet de gérer l’inconnu, les situations exceptionnelles et non récurrentes. Que ce soit gérer un déménagement (normalement vous n’en faites pas toutes les semaines) ou lancer une première campagne d’outbound marketing (quelque chose que vous n’avez jamais fait), vous allez passer par du management de projet.

Le monde dans lequel nous travaillons subit de gros changements sociétaux, environnementaux et technologiques. Il y a donc beaucoup plus de gestion de projet que ce que l’on croit. Mais ne confondez pas la gestion de projet, qui est une véritable compétence (qu’il faut apprendre) pour l’architecture de vos projets, avec des petites astuces du quotidien pour vous organiser comme la fameuse to do list.

Il existe 2 méthodes majeures : la gestion projet agile et la gestion de projet prédictive. À travers ces deux notions, découvrez dans cet article comment aligner, pour vous PME, vos moyens par définition limités et répondre à vos enjeux finaux. Et au-delà des étapes et conseils que nous vous donnons, un de nos enjeux est de faire gagner à vos chefs de projets une posture de leadership pour prendre de véritables décisions.

Définition – Gestion de projet agile, gestion de projet prédictive

La gestion de projet se regroupe dans 2 styles principaux : la méthode agile et la méthode prédictive.

Méthode de gestion prédictive

Pour la gestion de projet prédictive, on peut très bien faire l’analogie avec le métier d’architecte. Tel un maitre d’œuvre vous dessinez les plans de votre maison et anticipez les enchainements de chaque action à mener (du gros œuvre au second œuvre) avant de commencer les moindres travaux. Le style prédictif est donc assez naturellement très présent dans les secteurs industriels et BTP. Ces secteurs à forte intensité capitalistique ont besoin de beaucoup plus prévoir pour avoir une visibilité sur chaque partie prenante, gérer les délais et garantir le déploiement des ressources nécessaires. La gestion prédictive est donc idéale pour avoir un mapping sur les tâches à effectuer mais a l’inconvénient d’être très peu souple dans son fonctionnement une fois les étapes posées.

Méthode de gestion agile

Depuis la fin des années 80, la méthode agile a explosé notamment au sein des services informatiques. En effet, dans un secteur innovant, avec des évolutions technologiques rapides, des attentes clients fluctuant et une rapidité de mise œuvre, la gestion de projet linéaire devenait un frein. En bref, quand vous mettez plus de temps à définir un sujet qu’à le réaliser, il semble légitime de vouloir modifier la méthode de gestion de projet. Il était donc indispensable de pouvoir chercher des points de passage avec des itérations plus courtes. Le but est donc de pouvoir, à la fin de chaque itération, replanifier les objectifs et les besoins en fonction du contexte dans lequel le projet évolue. C’est même une étape indispensable pour maximiser ses résultats et chercher le Minimum Viable Product (MVP).

Une méthode agile et prédictive ?

Sur des projets organisationnels et des projets fonctionnels, il est indispensable de faire de la gestion projet une combinaison des méthodes agiles et prédictives. Pourquoi ? Parce que les entreprises ont besoin de se préparer à l’avenir tout en réagissant aux différentes mutations qui peuvent survenir. Que ce soit des projets comme un déménagement industriel ou une structuration d’une nouvelle Business Unit, vous aurez ces 2 pans de gestion de projet à utiliser.

Attention, ce n’est pas parce que la méthode de gestion de projet est complexe que vous devez utiliser des outils et logiciels qui le soient. Prenez garde donc aux solutions « miracles » qu’on nous vend pour faire de la gestion de projet. Comme dit en introduction, cela reste une compétence à apprendre et ce n’est pas l’outil qui fait la méthode. Un tableau blanc ou un fichier Excel bien paramétré peut très bien faire l’affaire et aura l’avantage d’être accessible à tous 😉

La gestion de projet en PME, ça devrait ressembler à quoi ?

La gestion de projet est menée idéalement pour augmenter la performance. Mais la performance, si on reprend le triangle de la performance théorisé par P. Gibert c’est la parfaite et irréaliste adéquation entre les objectifs, moyens et résultats.

La performance est dans ce sens une utopie et nous ne connaissons aucun modèle qui parvient à aligner ces 3 piliers. Les organisations vont plutôt privilégier, selon leur modèle, 2 piliers majeurs pour faire de la gestion de projet. Prenons des exemples un peu caricaturaux pour comprendre ce schéma de fonctionnement.

Dans les administrations, les engagements des politiques poussent l’approche par la cohérence (ou la pertinence) entre les moyens publics alloués et les objectifs promis. L’important dans ce modèle organisationnel est plus de montrer qu’on a tenu ses promesses de campagnes, que de prouver réellement les résultats qui sont complexes à évaluer et qui, bien souvent, arriveront plus tard.

D’un autre côté, très souvent chez les grands comptes ou au sein des États en situation de crise, l’atteinte des résultats annoncés est prioritaire, les moyens sont donc revus, réalloués et augmentés pour atteindre les objectifs fixés avec la fameuse approche du « quoi qu’il en coûte ». Ici on peut parler d’une approche par l’efficacité.

Il faut donc tirer les meilleurs résultats avec les moyens à disposition. L’approche par l’efficience est donc évidente. Elle entraine la capacité à modifier les objectifs, en fonction des résultats obtenus et des évolutions de contexte.

Notons un point important, en mixant méthode agile et prédictive, les objectifs annoncés au départ sont susceptibles d’évoluer et le résultat final peut donc être éloigné de ce qui était initialement prévu. Il faut avoir conscience de ce mouvement pour répondre au besoin final et donc réel du projet.

Une étude de Capterra sur 250 PME va dans ce sens en montrant que les plus gros défis dans la gestion de projets en PME sont la gestion des moyens (respecter les délais et le budget) avec cette recherche de mixer agilité (réagir aux changements) et prédiction (organiser les tâches).

La méthode de gestion de projet adaptée aux PME

En partant sur un principe d’efficience, vous allez retrouver 3 temps principaux dans votre gestion de projet agile et prédictive :

1. L’avant projet : prédire pour anticiper et aussi se préparer
2. Pendant le projet : mêler agilité et prédiction pour exploiter
3. L’après projet : apprendre du projet pour préparer les prochains

Sur cette première phase, il est indispensable d’associer la définition claire des objectifs avec une vision de rétroplanning. À vous de définir le scope du projet, c’est-à-dire l’ensemble du périmètre, qui inclut à la fois les parties prenantes, les contraintes, les enjeux et les risques pour initialiser votre projet. Ensuite pour construire un rétroplanning, vous devez penser résultats. Pour le faire de manière pertinent, partez de la restitution finale, de vos livrables à délivrer à votre manager si c’est un projet interne ou à votre client si c’est externe, et remontez à partir de là vos différentes phases qui vont se succéder. Il est essentiel de partir de « la fin » » du projet pour savoir ce qu’il vous faut pour arriver au résultat attendu.

Cette phase prédictive vous permet d’anticiper toutes les grandes étapes et vous évite d’exploser les délais en identifiant les chemins critiques. Typiquement pour un déménagement industriel, cela permet d’anticiper les délais administratifs comme une déclaration à la mairie qui peut durer plusieurs semaines. Le savoir et le planifier vous évite d’avoir des répercussions en cascade et vous retrouver avec des mois de délais supplémentaires. Le faire de cette manière vous permet d’identifier les chemins critiques, chose beaucoup plus compliquée si vous partez du début de votre projet.

Pour visualiser le management de projet en amont ou pendant votre projet, il existe différents outils très pratiques comme les digrammes de KANBAN, de PERT ou de GANTT. Ce sont des outils de gestion de projet qui vous apporte de la visibilité sur les actions et tâches à réaliser (Kanban), les liens et les interactions entre les étapes (Pert), et la répartition du temps et des jalons (Gantt).

Arrivés à ce niveau, nous vous donnons 3 conseils ou points de vigilance dans la gestion de projet :

1. Faites des vrais choix. Si vous avez prévu un projet de 17 jours mais en planifiant chacune des activités vous arrivez à une estimation plus proche des 25 jours, ne faites pas des demis choix en pensant que vous serez plus productifs sous la contrainte et que « ça devrait passer ». Faites des choix assumés et éclairés, en partant du principe que vous aurez peu de moyens complémentaires à allouer au projet, quitte à réduire l’envergure du projet. Pensez vos objectifs différemment pour avoir une gestion de projet performante.
2. Assurez-vous que la charge de travail du projet soit absorbable par vos équipes. Ayez une visibilité concrète du nombre de jours requis et identifiez aussi s’il existe des goulots d’étranglement. Vous pourrez ainsi ajuster plus facilement en amont, mobiliser une équipe projet disponible et rendre le projet réalisable.
3. Placez des réunions de suivi projet pas uniquement au moments des rendus de livrables et des phases finales. Incorporez des suivis au milieu de certaines phases pour manager les moyens à plusieurs étapes du projet et éviter des zones improductives. Ce genre de suivi, étant donné qu’il n’est pas centré autour d’une restitution, vous permet plus facilement de vous recentrer sur les objectifs du projet et revenir à cette efficience recherchée en PME.

Pendant l’exploitation de votre projet, l’agilité est essentielle si vous devez remanier des éléments. Créez un espace de reporting avec des indicateurs cohérents et utiles pour suivre l’évolution du contexte. Le choix des indicateurs reste un choix important : prenez des indicateurs clairs, n’en choisissez pas trop et surtout sélectionnez des indicateurs sur lesquels vous pouvez agir dessus. Ne vous encombrez pas d’indicateurs inutiles. Ciblez uniquement ceux qui vous permettent de faire une revue structurelle et vous faire prendre de réelles décisions.

L’après projet est notamment intéressant si vous enchainez plusieurs projets de transformation internes. Vous pouvez vous appuyez sur vos projets comme des historiques et apprendre sur ce qui a bien fonctionné et inversement. Dans un sens c’est plus un retour d’expérience sur la gestion de projet que du management en tant que tel. Mais cela vous apporte des informations supplémentaires qui complètent vos compétences en gestion de projet agile et prédictive.

Certes sur de la gestion de projet externe, vous aurez régulièrement besoin d’une validation client, mais le chef de projet doit avoir un cadre clair et une posture affirmée car c’est un acteur au plus près du terrain et sa capacité de prise de décision est le facteur de la réussite du projet.

Le chef de projet incarne une posture de leadership et de décideur à 2 niveaux principaux :

1. La communication et l’animation projet
2. La résolution de problème

La communication dans la gestion de projet est un élément indispensable à travailler, surtout quand il faut prendre une décision ou la valider. Attention aux communications asynchrones qui maintiennent toujours un certain flou et des sous entendus. Les messageries comme Slack ou Hang Out sont très bien pour partager de l’information, mais ce n’est pas à travers ce type de canaux que vous parviendrez à valider une étape ou décider quel partenaire choisir. Il faut donc que le chef de projet arrive à aller au contact des autres, de prendre son téléphone a minima, s’il ne peut pas le faire en physique, pour délivrer le message lui-même. Et pour aller au contact direct, il faut une bonne posture pour parvenir à structurer un message clair, cohérent et gérer les émotions (doutes, interrogations, colères, etc.) des interlocuteurs. Bref, le chef de projet s’expose à des risques.

De la même façon tout projet rencontre son lot de problèmes. Ce sera là encore une fois le rôle du chef de projet de s’exposer et de prendre une décision en fonction du contexte et de la caractérisation qu’il aura fait du problème. Pour cela plusieurs méthodes à utiliser pour définir ce qui s’est passé, comprendre le présent , ré-imaginer l’action futur et décider en fonction des enjeux et de leurs évolutions. Par exemple un Diagramme d’Ishikawa permet de déterminer quelle cause a un effet sur le problème rencontré. Cela permet de cibler de manière efficace la cause racine qu’il faut traiter. Une fois que le chef de projet a cette vision globale, il peut imaginer différentes solutions et être focus sur les actions à mener. Le chef de projet est donc celui qui se retrouve en première ligne et c’est lui qui va devoir prendre des décisions et les assumer.

La gestion de projet est notre métier et nos équipes sont formées dès leur 6 premiers mois à cette compétence. Un programme complet les accompagne et chacun des projets menés chez nos clients sont conçus avec cette vision hybride de la gestion de projet prédictive et agile.

Conclusion

La gestion de projet repose sur les 2 méthodes fondamentales que nous avons vu : la gestion de projet agile et prédictive. Mais la gestion de projet dépend également d’un 3ème pilier : la gestion des Hommes. Élément que nous n’abordons pas dans cet article, mais qui est au cœur de tout projet de transformation. L’Homme est par définition au cœur de nos organisations. D’où l’importance du management même en gestion de projet.